Audit adalah suatu kegiatan berupa pengecekan terhadap rencana, implementasi, penanganan resiko dan evaluasi suatu program hingga alur kerja. Lembaga atau perusahaan yang ingin mempertahankan mutunya selalu berusaha memenuhi prosedur audit untuk mendapatkan seritifkasi. Tentunya hal ini dilakukan agar lembaga atau perusahaan bersangkutan bisa dianggap kredibel atau terpercaya. Kegiatan organisasi menjadi terarah, tertata dan terdokumentasi. Bahkan audit sendiri bisa membuktikan seberapa erat keterkaitan perencanaan dengan implementasi yang dilakukan. Jadi tidak usah kawatir lagi memikirkan, setiap sdm yang terlibat sudah menjalankan tugas dengan baik atau tidak, tinggal lihat saja catatan mutunya.
Sebagai seorang karyawan baru atau belum berpengalaman menjalani audit tentunya kita bingung mengenai apa yang harus dilakukan. Berikut adalah beberapa tips yang dapat ditempuh, agar tidak bingung jika akan melaksanakan audit.
1. Pahami Apa Itu Audit
Pahami secara umum apa yang dimaksud dengan audit. Pahami juga lingkup audit yang akan dilakukan di organisasi tempat kamu bekerja, apa tujuan audit tersebut dan mengapa audit menjadi penting di perusahaan kamu bekerja. Perhatikan konteks organisasi dan kaitkan dengan konteks audit.
2. Cari Tahu Jenis Audit Yang Berlaku
Audit bermacam-macam jenisnya. Biasanya standar Internasional yang digunakan adalah ISO (International Certification Organization). ISO ada bermacam-macam jenisnya. Ada ISO 9001:2015 yang berkaitan dengan Manajemen Mutu, ada ISO yang berkaitan dengan lingkungan bahkan ada ISO yang berkaitan dengan keselamatan kerja. Cari tahu jenis ISO di organisasi tempat kamu bekerja.
3. Jangan Malu Bertanya Pada Atasan atau Teman
Malu bertanya sesat di jalan begitulah kata pepatah, maka dari itu catatlah hal-hal yang kamu tidak ketahui dan tanyakan kepada mereka yang senior. Siapkan diri dengan mempelajari terlebih dahulu, baru tanyakan yang kurang jelas, jangan datang dengan tangan kosong.
4. Periksa Keterkaitan Program Kerja, SOP, Jobdesk dan Bukti-bukti Pekerjaan yang Sudah Dijalankan.
Buka dokumen-dokunen yang kamu miliki seperti bukti email, project hingga laporan. Sesuaikan dengan program kerja yang divisi atau tim kamu tetapkan, apakah sudah sesuai? Atau masih ada yang belum tercapai?
5. Bantulah Atasan atau Rekan Kerja Menyicil
Jika menurutmu dokumennya sudah ada, maka siapkan terlebih dahulu jauh-jauh hari sebelum audit. Itu akan lebih baik daripada terburu-buru mengumpulkan dokumen di satu minggu sebelum audit. Apapun yang dikerjakan dengan terburu-buru pasti akan ada yang terlupa.
6. Tetaplah Tenang dan Yakin
Jika kamu memiliki semua bukti yang dibutuhkan dan menguasai setiap program kerja yang kamu jalani, akan sangat mudah menjelaskan kepada auditor. Sehingga lebih baik mempersiapkan diri sebaik mungkin daripada sibuk memikirkan seramnya auditor dan diikuti rasa kawatir.
7. Tidurlah yang Cukup dan Jangan Telat Makan
Banyak pikiran seringkali membuat sulit tidur dan tidak nafsu makan. Tolong jangan biarkan hal itu terjadi, nikmati saja prosesnya dan tetap jalani aktivitas seperti biasa. Bayangkan jika kamu jadi insomia lalu muncul mag atau gerd karena tidak nafsu makan. Bukankah ini justru akan menghancurkan rencana audit? Ini sungguh tidak boleh terjadi. Jagalah kesehatan sebaik mungkin agar hasil audit baik.
Itulah sekedar tips berdasarkan pengalaman yang saya alami. Semoga membantu mengurangi rasa penasaran hingga kekawatiran kalian yang baru pertama kali akan menjalani audit.
(DK)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar